El ERP en la pyme, un negocio con cabeza

Publicado por admin - 04/06/09 a las 06:06:58 pm

En plena Sociedad del Conocimiento, la información es poder y, más en el terreno empresarial, donde el acceso en todo momento a la información actualizada en tiempo real garantiza no sólo la consistencia y la calidad de los informes de las empresas, sino también la información necesaria para la toma de decisiones.

Las grandes empresas es el segmento que más rápidamente ha adoptado la filosofía ERP. Éstas han visto en las soluciones de gestión empresarial un gran aliado para tener un mayor control y gestión de la empresa. En ellas las organizaciones encuentran una solución para ofrecer a la compañía toda la información necesaria sobre el negocio, proporcionando información de calidad en tiempo real que posibilite a los gestores tomar decisiones más rápidamente y más acordes con el acontecer del entorno y la realidad de la empresa.

Pero disponer de una plataforma que haga una gestión de todos los datos de la empresa, en vez de tenerla dispersa por la organización, y que la analice de forma rápida, basándose en informaciones actualizadas, es una exigencia para cualquier empresa independientemente del sector de actividad en el que opere y de su tamaño.

La falsa creencia de que los ERPs ‘son sólo para las grandes empresas’, ‘son muy caros’ o ‘muy complicados de manejar’ deja de tener sentido en un mundo globalizado donde es clave poder reaccionar antes a los cambios del entorno. El ERP se convierte, por tanto, en una herramienta indispensable para que una empresa sea verdaderamente competitiva en el mercado actual, en el que tiempo de respuesta y de toma de decisiones tiende a ser cada vez menor y donde no debe ni puede quedar margen para el error.

Pero veamos cuál es el grado de implantación de estas tecnologías en la pequeña y mediana empresa española. De acuerdo el último estudio “Utilidad e implantación de las TIC en las pymes y autónomos”, elaborado y presentado por la Secretaría de Estado de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información, el 93% de los encuestados asegura tener previsto implantar alguna solución tecnológica para la gestión diaria de su negocio.

Estos datos ponen de manifiesto que hoy por hoy nadie duda de las ventajas de las TIC para aumentar la competitividad y la productividad de las empresas de nuestro país. En este sentido, la importancia de contar con información fiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las organizaciones ya no es una opción, sino una obligación. Según otro estudio realizado por una empresa del sector, el 64% de las pymes emplea un ERP a la hora de gestionar sus negocios y el 50% de las pymes más pequeñas, es decir, aquellas con una plantilla de entre 10 y 50 empleados, ya cuentan con este tipo de software. La cifra se eleva hasta el 70% en el caso de las que tienen entre 50 y 250 empleados.

El ERP es un medio repleto de beneficios y generador de valor añadido en la medida en que asegura la uniformización de la información de una empresa, promoviendo la productividad en la gestión y el tratamiento de la información.

La integración de la información empresarial permite ganancias de tiempo y precisión en la ejecución de las tareas, haciendo que funciones que anteriormente eran desempeñadas por 4 personas, hoy las realicen menos personal, liberando así recursos humanos para otras tareas o para el desarrollo de proyectos que hasta entonces eran aplazados por falta de tiempo y medios. Además, permite eliminar la redundancia de tareas y de operaciones superfluas. Las economías de tiempo en el desempeño de tareas y la uniformización de información contribuyen a disminuir los tiempos de respuesta a los clientes y proveedores, y al aumento de competitividad de cara a los competidores.

Además, permiten que la toma de decisiones sea cada vez más rápida, ya que el gestor dispone de toda la información necesaria para que las tome. De esta manera, cualquier empresa que utilice una solución de este tipo, que esté implementada, en conformidad con la realidad del negocio y del mercado, puede considerar que tiene en sus manos los medios necesarios para controlar su actividad, facilitando la disminución de costes, promoviendo aumentos de productividad y rentabilidad y consecuentemente, generar más valor añadido a su negocio.

Una aplicación integrada de planificación de recursos empresariales (ERP) proporciona muchas ventajas importantes, incluyendo una mirada de 360 grados de todo el negocio. Esta visión permite un mayor entendimiento de todos los procesos, como el financiero, la administración de la relación con los clientes, recursos humanos, cadena de suministro y la administración de la relación con los proveedores. El software consolida todos los datos relevantes en un único sistema, lo que es un gran alivio para las pymes, ya que puedan reducir la complejidad y minimizar errores.

Por Miguel Capelão, Country manager de PHC Software

Devolución mensual del IVA 2009

Publicado por marta - 28/02/09 a las 07:02:27 pm

Las empresas y algunos autónomos se ven obligados a realizar la tarea de la devolución del IVA 2009.

Según nos informa ATA, hay algunas novedades, ya que, desde el 1 de enero de 2009, aparece el nuevo régimen de devoluciones que dispone la posibilidad, para aquellos contribuyentes que opten por ello, de aplicar un sistema de devolución mensual.

El nuevo sistema coexistirá con el régimen general de devoluciones (solicitud a final de año del saldo pendiente). Con esta novedad abre a la gran mayoría de los sujetos pasivos que deban tributar por el IVA, con independencia de la naturaleza de sus operaciones y del volumen de éstas, y muy especialmente a los empresarios o profesionales que se conviertan en tales en la medida en que adquieran bienes o servicios con la intención de destinarlos al ejercicio de una actividad empresarial o profesional para evitar.

Características del nuevo régimen de devolución mensual del IVA;

• Se establece como un régimen excepcional respecto del sistema general.
• Con este nuevo régimen se producirá la devolución mensual, mes a mes, en el año en curso y la solicitud de devolución se efectuará al término de cada período de liquidación.
• Es un régimen voluntario que deberá solicitar el sujeto pasivo mediante la inscripción en el registro de devolución mensual del IVA. Su entrada se articula a través de una Declaración Censal específica (modelo 036 y el modelo 039) salvo para los sujetos pasivos que estuvieran inscritos en el registro de exportadores y otros operadores, para los cuales la norma prevé su inclusión automática.
• Los sujetos pasivos que opten por esta posibilidad deberán liquidar el IVA con periodicidad mensual y las autoliquidaciones se presentarán exclusivamente por vía telemática.
• La devolución que corresponda se efectuará exclusivamente por transferencia bancaria a la cuenta que indique al efecto el sujeto pasivo en cada una de sus solicitudes de devolución mensual.

Las Pymes recibirán 46.000 millones a través de créditos ICO

Publicado por marta - 24/02/09 a las 09:02:34 pm

Ésta es la última noticia que conocemos de parte del Gobierno sobre los créditos ICO para pymes. Aunque, luego pasado el tiempo, la realidad es distinta porque si hiciéramos una encuesta sobre cuántas pymes han recibido ya crédito ICO están son más bien pocas.

Sea como sea, el Gobierno destina recursos para ayudar a las pymes 46.000 millones de euros, 17.000 millones mediante medidas de carácter fiscal y 29.000 millones a través de la ampliación de los instrumentos disponibles para facilitar su acceso al crédito a través del Instituto de Crédito Oficial (ICO).

Como respuesta a la crisis que atraviesan muchas de estas empresas, el Gobierno ha puesto en marcha el Plan Español de Estímulo a la Economía y el Empleo (Plan E), que contiene las medidas que liberarán esos recursos y que supone un esfuerzo sin precedentes en términos de apoyo a las Pymes.

A todo ello hemos de destacar la importancia con la coordinación europea, concretamente el Programa Marco de Competitividad e Innovación (CIP) 2007-2013, en el que España viene participando de forma muy activa. La decisión de las instituciones comunitarias de destinar 30.000 millones de euros es importante para ver lo que se está llevando a cabo, también, para las empresas europeas.

Las pymes europeas gastan cada año más de 4.000 euros por empleado debido a la fragmentación de sus comunicaciones

Publicado por marta - 24/02/09 a las 08:02:09 pm

Los distribuidores de toda Europa cuentan ahora con una gran oportunidad para disminuir las dificultades finales de los usuarios, siguiendo un nuevo estudio que ha realizado Siemens Enterprise Communications.

Esta nueva encuesta muestra el hecho que pequeñas y medianas empresas (pymes) gastan más del 40% de su tiempo productivo, en una variedad de “puntos de problemática” asociados a múltiples a canales que no integran de forma satisfactoria sus comunicaciones empresariales.

El estudio categorizó los cinco principales “puntos de problemática” que rodean la gestión de diferentes sistemas de comunicaciones que, de forma conjunta, provocan la pérdida del tiempo productivo de los empleados, así como de la interacción con clientes. Los factores más relevantes, experimentados por el 70% de las empresas entrevistadas, fueron:

• Retrasos a la hora de recibir cualquier tipo de información de colegas.
• Recepción de comunicaciones no deseadas.
• Coordinación ineficiente de las comunicaciones entre el staff.
• Barreras en la colaboración.
• Pérdida de tiempo a la hora de atender quejas de clientes a través de diferentes canales.

Los investigadores de esta encuesta han calculado que el coste medio financiero de pérdida de tiempo anual de estos cinco puntos ha sido de 20.572 euros. También concluyeron que una empresa fuerte de unos 100 empleados gasta el equivalente a 4.140 euros en cada empleado y unos 41.4000 euros al año, en la no resolución de estos problemas derivados de las comunicaciones.

Este estudio de Siemens sugiere que las pymes buscan respuestas a las dificultades que plantean las comunicaciones: aunque el 60% de los entrevistados no usa todavía las Comunicaciones Unificadas, el 41% de las empresas, no obstante, expone que el contar con un sistema que reduzca el tiempo gastado en la dedicación a estos puntos que derivan de las comunicaciones, se ha convertido en una prioridad para sus negocios.

Se veía venir: nos quedamos sin SIMO

Publicado por Jose Trecet - 14/10/08 a las 07:10:38 pm

El SIMO (siglas del Salón Informativo de Material de Oficina) no abrirá sus puertas en 2008. La principal feria de informática y telecomunicaciones de España se cancela ante la falta de interés por parte de las grandes firmas de acudir al evento. Según la nota de prensa emitida por la Feria de Madrid (IFEMA) se trata de un aplazamiento “hasta que no se configure el marco comercial y promocional adecuado para las empresas participantes, así como con el suficiente atractivo profesional para todos los colectivos interesados en las nuevas tecnologías”.

La crisis hace mella en todos los sectores y el tecnológico no es ninguna excepción. Sin embargo, el declive de SIMO no es algo coyuntural que se limite a esta 48ª edición, que debía celebrarse entre el 11 y el 16 de noviembre. De hecho, la feria lleva años encontrando problemas para conseguir atraer a las grandes marcas, que han ido abandonando el evento o en cualquier caso recortando su presupuesto dentro del mismo.

El pasado año SIMO 2007 ya comenzó a diseñar un giro estratégico con una mayor presencia del área de consumo frente al sector puramente profesional y de software. Básicamente la feria ha ido perdiendo interés para los profesionales como marco de presentación ante otras compañías del sector y al tiempo que ha ganado protagonismo la parte más ludica y amateur del evento.

El pasado año SIMO consiguió reunir a cerca de 500 empresas (en 2006 fueron más de 700) y acogió a más de 30.000 visitantes. Sin embargo, ‘clásicos’ como Telefónica, Vodafone u Orange ya habían confirmado que este año no acudirían al SIMO, una postura secundada por otros gigantes tecnológicos como Toshiba o Microsoft. Como el abandono de las grandes marcas podía ser sólo el principio, desde la Feria de Madrid han decidido cancelar el evento y empezar a trabajar en el “‘nuevo SIMO’ en 2009, que será un proyecto totalmente renovado”.

En cualquier caso el ‘apagón’ (temporal o definitivo) del SIMO sirve de excusa para reflexionar sobre el atractivo real de determinadas ferias. Gracias a los avances tecnológicos y sobre todo a Internet, hoy en día pocas compañías esperan a las ferias para presentar sus productos (especialmente en el campo tecnológico) y en un momento de crisis, este tipo de eventos es uno de los primeros en aparecer en la lista de prescindibles. En el fondo, se plantea la utilidad real de determinado tipo de ferias para captar clientes, hacer nuevos socios y, en definitiva, obtener rendimiento por la inversión que se realiza.

Movilidad aplicada a la pyme

Publicado por Jose Trecet - 04/03/08 a las 09:03:11 am

El término de movilidad está más de moda que nunca que en el ámbito empresarial y pocas son ya las compañías que no han oído hablar de estas soluciones que abarcan desde teléfonos móviles, smart phones, PDA, talet PC  ordenadores portátiles, estos últimos en menor medida debido a su mayor peso y menor autonomía. Su principal objetivo es aumentar la productividad de la empresa a través de los llamados trabajadores móviles, es decir, empleados que bien pasan mucho tiempo fuera de la oficina o que se encuentran en constante desplazamiento dentro de la misma

España es un país puntero en este apartado con una implantación del 45% entre las medianas y grandes empresas, por encima de países como Francia, Alemania o Italia según datos de IDC. Además, ese mismo 45% dispone de una clara estrategia de movilidad, algo con lo que sólo cuenta el 35% de las pyme entre 50 y 99 empleados y que es totalmente desconocido para las compañías todavía más pequeñas. Las pyme desaprovechan de esta forma una tecnología de rentabilidad probada y que puede reportarle grandes ventajas, si bien es cierto que antes de adquirirla hay que estudiar si realmente es necesaria y en qué puede ayudar a la organización. De hecho, las aplicaciones móviles no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un negocio donde pueden ofrecer una ventaja real.

Desde Datisa, desarrollador de software especializado para pyme explican Ignacio Pomar, responsable de sistemas, explica que “uno de los principales frenos en este aspecto, hoy por hoy, es el precio de las comunicaciones en España, que supera con creces al de otro países europeos”. A esto hay que añadir problemas de cobertura para conectarse vía Internet con los sistemas de gestión centrales en las oficinas de la compañía y la percepción de la inseguridad de estos aparatos (un falso miedo, ya que la mayoría de virus no están diseñados para estos aparatos). También existe un cierto temor a la fuga de información, igualmente infundado, ya que para el empleado es más fácil sustraer esos datos por otros medios, en tanto que los archivos que suelen guardarse en estos dispositivos sólo son relativamente vitales. Por su parte, en las pyme hay otra serie de condicionantes como la falta de recursos y conocimientos informáticos para el soporte técnico y de tiempo para informarse sobre estas soluciones

Entonces ¿por qué pueden ser atractivas por ejemplo las PDA para una pyme? En primer lugar, porque su precio se ha moderado y por cerca de 500 euros se pueden encontrar aparatos fiables, con altas prestaciones y, sobre todo, resistentes. Una inversión más moderada ha servido para abrir los ojos a muchas pyme, que se decantan por implantar estas soluciones de TI principalmente por motivos de imagen antes que por temas relacionados con la productividad. Y es que como relata Pomar “la satisfacción del cliente importa, y mucho”. Así, una empresa de restauración ofrecerá mejor imagen si sus camareros llevan una PDA, al igual que si lo hacen los comerciales de cualquier compañía. En este sentido, la edad del empresario suele ser determinante (cuanto más joven más proclive será a contar con las nuevas tecnologías).

Las ventajas del uso de aparatos móviles, especialmente PDA, son claras y tienen una relación directa en la productividad y se pueden simplificar en siete puntos según la experiencia de Datisa.

1- Ahorro de tiempo, por ejemplo en el almacén de la compañía. Pomar explica que es habitual tener que cesar la actividad del almacén por lo menos una vez al año para comprobar el stock y el producto, una actividad en la que se puede ahorrar hasta el 75% gracias a una PDA y un sistema de códigos de barra (un estandar hoy en día).

2- Reducción de los costes y los desplazamientos, tanto de los empleados dentro de la oficina como de la flota de comerciales y transportistas.

3- Mayor productividad: un buen ejemplo son las empresas de restauración, donde se ahorran costes de papel y se mejora la eficacia a lo largo de todo el proceso (se evitan errores, se mejoran los tiempos de preparación, de facturación…). Así, el ahorro en atención al cliente para restaurantes es del 40%.

4- Se evitan errores debidos, por ejemplo, a la caligrafía de los comerciales o camareros. En concreto, la precisión en la toma de datos es un 30% mayor.

5- Mejor atención y servicio al cliente.

6- Evita accidentes laborales al reducir e movimiento de mercancías (siempre y cuando los códigos de barras estén bien colocados, claro está).

7- Mejora la conciliación de la vida laboral y familiar al permitir el teletrabajo y evitar, por ejemplo, que los comerciales tengan que acudir a la oficina a diario.

De todas forma, no es oro todo lo que reluce y existen una serie de retos para la pyme a la hora de implantar estas tecnologías, que no siempre tienen por qué resultar rentables, aunque analizaremos los mismos en el próximo post.

Self storage, liberando espacio en la pyme

Publicado por Jose Trecet - 24/10/07 a las 09:10:15 am

El boom inmobiliario ha convertido el espacio en un lujo en determinadas ciudades españolas. Se trata de un problema al que la pyme no es ajena. Desarrollar un negocio require en el mejor de los casos disponer de una oficina y en el peor, de cientos de metros cuadrados en forma de naves industriales para el almacenamiento o distribución de los productos. Como es lógico, no todas las pyme disonen de recursos para afrontar el gasto que esteos terrenos suponen, máxime cuando sus necesidades de almcenamiento varían en función del mercado y de la época del año.

En respuesta a este problema llegaron a España hace aproximadamene seis años empresas especializadas en almacenamiento y que trabajan dentro del sector del self storage. Su oferta es bien sencilla: mini almacenes qe van desde un metro cuadrado al espacio equivalente a tres contenedores marítimos. Y no sólo se trata del espacio, su propuesta se complementa a través de una serie de servicios y soluciones personalizadas que van desde espacios climatizados para la conservación de productos alimenticios, documentos antiguos u obras de arte, hasta servicios de comunicaciones para facilitar contacts desde el propio almacén, seguridad….

El ahorro de costes es significativo, sore todo para las compañías que no siempre tienen las mismas necesidades de almacenamiento a lo largo de todo el año. Y el precio es asequible, desde el equivalente de 50 cajas por 60 euros al mes hasta los ya mencionados tres contenedores marítmos de 20 pies por 600 euros.

Totalmente adaptados a las necesidades de la pyme. El horario de acceso suele ser bastante amplio (algunos sólo cierran de madrugada), disponen de sistemas de viiglancia, detección contra incendios, seguros… Los más avanzados incluyen servicios más especiales como la venta in situ de material para el embalaje o asesoramiento en procesos de mudanza. Las situaciones en las que estos mini almacenes pueden ser de utilidad varían en función de las caracerísticas de la pye: así, habrá quienes los utilicen durante sus procesos de mudanza y a quienes  sea más útil para hacer frente a momentos de exceso de stock o de preparación para una fuerte época de ventas o en épocas críticas de promoción como ferias.

Avanza Pyme: tecnología para la pyme

Publicado por Jose Trecet - 01/07/07 a las 06:07:13 pm

La pyme española se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologías se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoría de empresa cuenta con conexión a internet, pocas son las que le sacan todo el partido a la red y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Sirva como ejemplo que apenas el 12% de las pequeñas y medianas empresas hace uso de la factura electrónica.Para alentar a las pyme a sumergirse en el mundo de las nuevas tecnologías el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio creó en 2006 Plan Avanza. Se trata de un programa para fomentar el uso de las TIC y que, como no podía ser de otra forma, cuenta con una parte importante destinada a las pequeñas y medianas empresas: Avanza Pyme. El ministerio pretende así aumentar la productividad de los sectores más retrasados e incentivar  la I+D+i.Avanza Pyme se encuentra ya en su segundo plazo de inscripción, que comenzó el 21 de junio y finaliza el próximo 20 de julio.  Las ayudas de la administración alcanzan el 90% del gasto total  para las entidades sin ánimo de lucro y el 75% en el resto para sus proyectos de I+D+i. Esto agrupa conceptos como los gastos de personal técnico directamente asignado al proyecto y que tenga relación laboral con la empresa, así como las inversiones en equipos informáticos y otros productos TIC. Además, también cubre la subcontratación de los gastos tecnológicos derivados del proyecto.Avanza Pyme también ha fijado una serie de áreas prioritarias en las que centrará su ayuda. Se trata de las soluciones de negocio electrónico, es decir, llevar la empresa al terreno digital; la facturación electrónica, que además supone una serie de ahorros de coste en lo que a materiales  y tiempo se refiere; y seguridad informática.Los Préstamos TIC incluidos en el Plan Avanza recibieron 19.805 solicitudes de operación durante los primeros cinco meses del año. Esto ha derivado en ayudas por valor de 215,8 millones de euros con un préstamo medio de 10.899 euros.