Tarjetas de empresa, el dinero de plástico

Aunque a priori pueda parecer que las tarjetas de empresa están más que asentadas en España la realidad es bien diferente, por lo menos en lo que a las pyme se refiere. Y es que el 70 por ciento de las pequeñas y medianas empresas no dispone del llamado dinero de plástico de forma corporativa. Es decir, muchas compañías sí que hacen uso de estas tarjetas, pero suelen ser las del propio emprendedor, no de la compañía.

En muchos casos se trata de desconocimiento, mientras que en otros la causa hay que buscarla en la falta de oferta por parte de algunos bancos o en que todavía muchos empresarios no ven en las tarjetas de empresa una herramienta de trabajo. Y pese a todo, su uso por parte de las pyme ha crecido entre un 25 y un 30 por ciento en los últimos años. Entre sus principales ventajas se encuentra la mejora de la eficiencia y la rentabilidad para la pyme.

En el fondo, una tarjeta de empresa permite un mayor control de los gastos por parte de la pyme. En primer lugar, el empresario sabe en todo momento en qué se ha gastado el dinero. No hay pequeñas pérdidas por el manejo de efectivo y es más sencillo el pago de grandes cantidades. Pero no todas las ventajas están relacionadas con el manejo de capitales. Los seguros asociados a determinadas tarjetas son muy beneficiosos para la pyme. Así, por ejemplo, cuando los empleados están de viaje ya tienen un seguro simplemente por abonar los gastos de desplazamiento, etc. con la tarjeta de empresa. De esta forma la pyme ya se está ahorrando el coste de contratación de ese servicio.

Además, gracias a los extractos es más fácil conocer a los proveedores habituales, conocer sus volúmenes de negocio con los mismos, comparar los costes con todos los proveedores y al final tratar de mejorar los precios en función de unos datos sólidos.

Ahorro energético, una asignatura pendiente

Ahora que está tan de moda hablar de responsabilidad social corporativa en las empresas y de lo importante que es velar por el medio ambiente (que lo es)  resulta que las las pyme no ahorran todo lo que debieran/podrían en materia energética. Al menos esto es lo que se desprende de un estudio publicado hace unos meses por Unión Fenosa. El texto estima que el conjunto de las pequeñas y medianas empresas españolas puede ahorrarse hasta 1.420 millones de euros en su factura energética. Traducido a cada caso concreto, equivale a cerca del 18,3 por ciento de su consumo.

Para situarnos, ese ahorro potencial alcanza los 18.737 GWb, es decir, cerca de la demanda conjunta de los hogares de Madrid, Galicia e Islas Baleares en un año. De lograrlo, se evitaría la emisión a la atmósfera de 9,5 millones de toneladas de CO2, lo que equivale a los más de 90 millones de desplazamientos en automóvil que se producen cualquier verano.

Y todo eso pese a que que en el último año las pyme han mejorado en un 1,5 por ciento su eficiencia energética, lo que equivale a un consumo de 1.536 GWb y traducido a euros 150 millones. Por comunidades autónomas, prácticamente todas han mejorado su eficiencia energética (utilizan mejor sus recursos) excepto las empresas de extremeñas, que mantienen los niveles de 2006 y las de Aragón y Cataluña, que gastan más.

En la base del problema se encuentra el desconocimiento de muchos empresarios sobre cómo limitar su consumo energético fuera de medidas tradicionales como apagar los equipos o el sistema eléctrico. Además, no siempre es fácil identificar las ayudas gubernamentales en el apartado energético. Tanto las comunidades autónomas como el gobierno central las ofrecen y muchas veces por duplicado, lo que dificulta saber a cuáles puede optar la pyme.

Otro de los problemas radica en que todavía no existe en España una cultura demasiado arraigada en lo que a ciudado medioambiental se refiere y muchos empresarios siguen sin ser conscientes de que la energía, además de un bien escaso, es un bien caro en nuestro país. Por eso, siguen considerando la factura energética como un área donde el ahorro que se puede realizar no es significativo (especialmente en el sector servicios).

También es justo recalcar que las pyme más pequeñas son las que más se esfuerzan por mejorar su eficiencia frente a otras grandes compañías que aseguran estar concienciados al respecto pero luego apenas sí toman medidas para remediar su despilfarro energético. Y es que en su caso si disponen de medios para instalar herramientas domóticas que permitan el control, por ejemplo de la electricidad en sus fábricas y oficinas. En este sentido, otro estudio llevado a cabo por Hill & Knowlton a responsables de compañías estadounidenses, chinas, británicas y canadienses con beneficios superiores a más de 100 millones de dólares, demuestra que el 65% no tiene definida ninguna política de ahorro energético pese a que un 82% de sus directivos asegura estar más que concienciado por el calentamiento global. Es más, pese a sus ilimitados recursos y el ahorro económico que podría suponerles, tampoco disponen de personal específico en esta área. Y es que muchas veces no hay nada como ser ‘pequeño’ para valorar cada euro que es necesario invertir, así como la gente y el entorno que nos rodea.

La tesorería, un anticipo del futuro de la empresa

La contabilidad es un elemento clave para el desarrollo de cualquier compañía. A fin de cuentas, se trata de la historia, en cifras, de la trayectoria de la empresa que, combinada con otros elementos, debe servir para cimentar su porvenir mediante la planificación de la tesorería. Y es que, como indica Ignacio Pomar, director general de Datisa, “si soy capaz de predecir lo que va a ocurrir, podré tomar mejores decisiones”. Y es aquí donde, precisamente, entran en juego las herramientas de tesorería avanzada y los programas informáticos de automatización. El objetivo es que estas aplicaciones manejen los datos y las transacciones en comunicación directa con los sistemas contables y de previsión internos, así como con los bancos en los que la pyme guarda su capital.
 
Toda esta información sobre el estado de las cuentas y conociendo, como es lógico, cuáles serán los picos de tesorería, es decir, cuándo tendré que hacer más gasto y cuándo tendré más dinero en caja, sirve para maximizar las posibilidades de acertar en las necesidades monetarias de la pyme y sacar provecho de la situación. “Si tengo una visión exacta de lo que puedo hacer en el futuro y soy capaz de adecuar mis movimientos financieros a ello, sacará beneficio. Conocer los números teniendo en cuenta lo que se debe, lo que se tiene o lo que se invertirá durante los próximos meses resulta estratégico”, sentencia Pomar.
 
De hecho, un sistema de planificación de tesorería integrado permite minimizar los costes administrativos y financieros, así como las posteriores necesidades de financiación de la pyme. Además, también aumentan las posibilidades de rentabilizar los activos de la empresa (especialmente los inactivos), ya que el tesorero tiene una visión exacta de los requisitos económicos de la empresa en cualquier momento del año. Por otra parte, se reducen los saldos ociosos, es decir, el dinero que está en el banco y por el que la pyme no obtiene rentabilidad, al tiempo que se limitan los retrasos en el cobro a clientes.
 
Pero, como suele ocurrir habitualmente, no es oro todo lo que reluce. De hecho, uno de los ‘inconvenientes’ de estas herramientas de tesorería es que obligan a la pyme a tener su contabilidad constantemente actualizada. Y esto es algo a lo que no están habituadas la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. En este sentido, conviene tener la caja integrada y automatizada en los sistemas administrativos para registrar todo lo que ocurre en la empresa, ya que así también se evitan errores en los asientos contables y en la información que se remite, por ejemplo, desde los bancos (en muchos casos, debido a estas deficiencias en la contabilidad, la información bancaria no se corresponde con los datos que posee la empresa).

Ventajas de las ferias virtuales

El aumento de los canales de comunicación ha multiplicado exponencialmente las fórmulas para llegar a clientes y socios. Y pese a todo, las ferias y congresos especializados siguen siendo uno de los principales medios para hacer negocios. La tradición que rodea a muchos de ellos los hace el mejor escaparate para lucir ‘palmito’ y, sin embargo, las pyme no acaban de acudir a los mismos. Evidentemente, el alto precio de acudir a determinados eventos frena a este tipo de empresas. De hecho, la inversión en un stand tradicional cuesta de media cerca de 3.000 euros, un coste considerable que hace necesario elegir con tino.

Las nuevas ferias virtuales surgen como una solución a este problema. Se trata de reproducir una feria pero todo a través de la Red, lo que reduce notablemente los costes a cerca de 90 euros ya que, en muchos casos, la creación del stand es gratuita y sólo hay que abonar los gastos de mantenimiento. Este este el caso de Redepyme, organizado por la escuela de negocios EOI, y soyempresaria.com, puesto en marcha por el Instituto de la Mujer, aunque también existen otras como Parque Ferial.

Evidentemente, la forma de trabajo en una feria virtual difiere del de las tradicionales. Entre otras cocas, porque en las ferias tradicionales el contacto con potenciales clientes es directo, mientras que en las virtuales, debido a los impedimentos tecnológicos, no. De esta forma, es necesario un mayor interés del cliente en la pyme. Incluso podría decirse que las nuevas ferias son más espacios publicitarios que verdaderos foros de encuentro entre usuarios y empresas.

Para hacer frente a estas deficiencias, algunas ferias virtuales, como es el caso de Redepyme, organizan eventos más tradicionales una vez al año en los que los expositores virtuales pueden ‘dar la cara’.

Destruir, otra forma de proteger la información

La paulatina adopción de las nuevas tecnologías por parte de las pequeñas y medianas empresas, un campo donde todavía hay mucho margen de mejora, ha eliminado gran parte del papel que antaño circulaba por las compañías. Sin embargo, siempre va a seguir existiendo una importante cantidad de información que será necesario o más cómodo tener en un soporte físico, bien celulosa o ahora en soportes digitales como el CD-ROM. Suele tratarse, en muchos casos, de documentos confidenciales como el plan estratégico de la corporación o con datos bancarios, de clientes, candidatos… En definitiva, cualquier documentación que contenga información sensible y susceptible de ser robada con fines fraudulentos.
El carácter privado y estratégico de la información debería ser suficiente aliciente para que compañía y empresario se interesen por eliminarlos de forma correcta para que nadie pueda utilizarlos. Para hacer más ‘atractivo’ este campo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personas obliga en su artículo 4 a mantener la confidencialidad y al cumplimento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados y establece multas de hasta 600.000 euros para los casos más graves de incumplimiento. Sin embargo, sólo un 7 por ciento de las pyme españolas cuenta con los equipos necesarios para destruir de forma segura sus documentos confidenciales.

Existe, en este sentido, una importante falta de concienciación por parte de las pyme sobre la importancia y obligatoriedad de proteger y posteriormente destruir la información que manejan. Y es que en muchos casos las corporaciones de menor tamaño no ven la necesidad o la rentabilidad de contar con una destructora de documentos, pese a que su precio es más que asequible: desde apenas 49 euros es posible adquirir un equipo básico, mientras que el coste de los más avanzados se sitúa en torno a los 3.000 euros. En definitiva, una inversión más que asequible teniendo en cuenta las consecuencias que puede acarrear simplemente el incumplimiento de la normativa vigente.

Al final, es incluso recomendable destruir otros documentos que se salen de esta obligación legal por el tipo de información que puedan contener como planes estratégicos o datos bancarios. Pese a todo, tampoco hay que caer en la tentación de decir que todos los documentos deberían ser destruidos. En este sentid, se puede diferenciar entre los personales y los relacionados con la empresa. Los primeros son susceptibles del robo de personalidad y abarcan desde historiales financieros hasta cuentas de teléfono pasando por informes médicos o borradores para el pado de impuestos. Por su parte los segundos se refieren más a salarios, planes de marketing, cifras de ventas, informes sobre créditos o posibles clientes, registros de contabilidad o curriculos, entre otros.

Evidentemente, una destructora de documentos no asegura al cien por cien que una persona no será objetivo del robo de identidad, pero no se puede robar lo que no se puede leer.

Videoconferencia, una nueva fórmula de comunicación

Las pyme y las nuevas tecnologías han estado históricamente reñidas. En los últimos años se han producido grandes avances en este campo y según la entidad pública  empresarial red.es , más del 92% de las empresas tiene conexión a internet. Además, el creciente aumento del ancho de banda de las redes locales posibilita la mejora de las prestaciones en el ámbito de comunicación y convierte en realidad lo que hasta hace poco parecía ciencia ficción o, cuanto menos, una realidad lejana. La videoconferencia es uno de los mejores ejemplos. Hace apenas un lustro tan sólo las grandes corporaciones podían acceder a ellas, ahora están al alcance de todos.Por poco menos de 3.000 euros ya es posible contar con un aparato para videoconferenciar tanto con socios, como con distribuidores y, como no, con otras oficinas de la empresa. En cualquier caso la pregunta es: ¿se trata de un gasto extravagante o de una inversión?. Todo depende del uso que se le vaya a dar y de las particularidades de cada empresa.Las ventajas más evidentes tienen que ver con el ahorro de costes en apartados como, por ejemplo, el de viajes. Una compañía con sedes en diferentes partes del país, ahorraría buena parte de su factura de viajes con este sistema. Las dos partes podrían verse como si estuviesen en la misma sala sin que se perdiese calidad en la comunicación. Esto también afecta al trato con los distribuidores, ya que se puede ver el catálogo por la pantalla sin necesidad de desplazamientos. En apenas tres meses se puede recuperar la inversión, es decir, unos pocos ‘puentes aéreos’ Madrid-Barcelona.Pero más al margen de los usos obvios, contar con este sistema siempre sirve para ofrecer una imagen de modernidad. Esto sirve de ayuda para encontrar nuevos clientes y también puede utilizarse como un arma para negociar con los proveedores (se limitan las visitas y por lo tanto los gastos de ambas partes, por lo que se puede pedir una rebaja en los precios). Por otra parte, maximiza la presencia de la pyme, siempre disponible ‘cara a cara’ para resolver cualquier problema (puede ver lo que ocurre en lugar de leerlo o escucharlo y tenerse que hacer una idea). En definitiva, una nueva forma de comunicación.

Definición de Liderazgo

Al buscar la palabra liderazgo, puede encontrarse con varias definiciones.

Una de las diferentes definiciones, la del Diccionario de la Lengua Española, define: liderazgo es la dirección, jefatura o conducción de un partido político, grupo social o de otra colectividad. Para el Diccionario de Ciencias de la Conducta, liderazgo son “las cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos”.

Pero dejando de lado las definiciones académicas o bibliotecarias se puede entender que existen diferentes tipos de liderazgo, como tanta variedad de trabajos, deportes, actividades realiza el ser humano.

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