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¿Qué es el libro mayor y para qué sirve en la empresa?

El libro mayor recoge el conjunto de las operaciones económicas realizadas por la empresa, todos los movimientos registrados en las cuentas del negocio.

A pesar de la digitalización, la documentación de la empresa -aunque sea en formato electrónico- sigue siendo un tema clave. Desde múltiples puntos de vista, además, puesto que aquélla guarda relación con diversos ámbitos: legal, financiero, laboral, económico, fiscal, organizativo, etc. Desde las cuentas anuales o los libros de contabilidad a los contratos o las facturas pasando por otra serie de papeles que, cada uno en su esfera, son de la mayor relevancia.
Qué es el libro mayor y para qué sirve en la empresaDe hecho, muchos de esos documentos son exigibles por parte de la Administración, ya sea desde Hacienda, la Inspección de Trabajo u otro organismo con potestad para hacerlo. Como es lógico, lo recomendable es tener siempre los papeles en regla y la información actualizada. En ese sentido, en las próximas líneas nos vamos a centrar en qué es el libro mayor y para qué sirve en la empresa.

¿Qué es el libro mayor de la empresa?

El libro mayor recoge básicamente el conjunto de las operaciones económicas realizadas por la empresa, es decir, todos los movimientos registrados en las cuentas del negocio. Cada una de esas operaciones, que debe aparecer de forma cronológica, lleva aparejado un concepto. En el también denominado libro mayor contable deben figurar el debe, el haber y el saldo de la cuenta. Los registros se refieren no sólo al activo y al pasivo, sino también a los ingresos y gastos, y al resto de movimientos del día a día de un negocio.

¿Para qué sirve el libro mayor en la empresa?

La función del libro mayor es esencialmente contable, siendo de gran utilidad para conocer cuál es el saldo de cada cuenta en balance en un cierto momento, así como para ofrecer una ‘fotografía’ del estado de los números positivos y de las cifras negativas.

¿Es obligatorio el libro mayor en la empresa?

Antes de la revolución digital, cuando el papel era considerado fundamental en todos los ámbitos (empresa, Administración, educación, etc.), nadie solía plantearse si el libro mayor era obligatorio en la empresa o no. Resultaba tan práctico que nadie se hacía esa pregunta, ya que era una herramienta clave para la contabilidad de casi cualquier negocio. Sin embargo, al revés que las facturas, los contratos o los libros de cuentas anuales, el libro mayor ni era ni es hoy en día de obligado uso para las sociedades mercantiles.
El libro mayor empresaEl objetivo en cuanto a los números de la empresa es llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al plan de cada negocio. Para ello, el libro mayor es práctico -para algunos, de hecho, resulta imprescindible-, aunque no legalmente exigible, dado que contiene la misma información -en distinto formato, eso sí- que el libro diario, cuyo uso sí es obligatorio.

Recuerda que también debes contar con el libro de actas, el libro de registro de socios y el libro del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en caso, este último, de que te corresponda.

Alternativas informáticas al libro mayor de la empresa

Al libro mayor de la empresa le está sucediendo lo mismo que a otros documentos en papel. En otras palabras, que de forma progresiva está siendo sustituido por el formato electrónico. Sin embargo, tal es su arraigo en muchos negocios que el libro mayor contable está sufriendo menos los rigores de la digitalización. Ello no quita para que existan en la actualidad numerosas alternativas informáticas al libro mayor de la empresa: herramientas que pueden contener la misma información que la versión en papel, aunque con la ventaja evidente del almacenamiento -puede estar en uno o en varios ordenadores de la empresa- y de la gestión, puesto que, una vez aprendido el manejo, cualquiera de las opciones resulta cómoda y práctica.

La importancia de los documentos y las facturas en la empresa

Como ya se ha señalado, la gestión documental es una parte esencial en la gestión de la empresa. Dentro de ella, los diferentes tipos de facturas tienen un papel fundamental. Sean documentos físicos o facturas electrónicas, son la base de la contabilidad. Por ello, aquí te descubrimos cuánto tiempo hay que guardar las facturas de la empresa

Adiós al libro de visitas

Otro de los elementos documentales clásicos era el libro de visitas. Como ya se ha explicado, no todas las versiones en papel de la empresa han evolucionado de la misma manera con la llegada de lo digital ni con la modernización de la Administración. En ese caso, efectivamente, lo era, puesto que el Ministerio de Empleo eliminó en 2016 el libro de visitas, en el que debían figurar las actuaciones efectuadas por los inspectores de Trabajo en las empresas -y que se encontraba en vigor desde 1906 nada menos- como medida para reducir las cargas administrativas. El ahorro para los negocios se calculó entonces en 700 millones de euros.

Cabe destacar que se eliminó de manera definitiva el libro de visitas de la inspección, ya que esa supresión afectó tanto al formato físico en papel como al electrónico.

¿Qué ocurre con los papeles de la empresa si cierras el negocio?

Más allá de que seas o no de los que usas de forma habitual el libro mayor en tu empresa, no debes olvidar que las sociedades inactivas siguen teniendo que cumplir ciertas cuestiones en términos documentales. El hecho de que eches la persiana o de que la empresa quede temporalmente inactiva no significa que deje de tener obligaciones. Eso sí, siempre y cuando no hayas procedido a su liquidación, algo muy frecuente en España, ya que una parte importante de las empresas registradas que no mantienen actividad alguna sigue ‘abierta’ a efectos fiscales y administrativos, con todo lo que ello supone.

 

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