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Cuatro ideas para gestionar equipos de trabajo sin oficina

Los métodos tradicionales de trabajo en la oficina, de horarios de nueve a cinco y de lunes a viernes, cada vez están siendo más sustituidos por nuevos métodos de trabajo a distancia y sin necesidad de tener que pasar por la oficina.

Cuatro ideas para gestionar equipos de trabajo sin oficina

Cada vez son más las personas que trabajan de forma remota desde su propia casa, gracias a las tecnologías que van apareciendo, que facilitan el poder desempeñar las mismas tareas que se harían desde el habitual puesto de trabajo en la empresa.

Las nuevas tecnologías de comunicación permiten estar en contacto con los demás compañeros de trabajo, aunque exista una distancia entre ellos, la posibilidad de poder almacenar ficheros en la nube para compartirlos y descargarlos desde cualquier dispositivo, permiten que esta nueva forma de trabajo sea viable. Aunque la falta de una oficina central donde los trabajadores se reúnan para realizar el trabajo en equipo con éxito, puede llegar a ser perjudicial. No obstante, existen estrategias para gestionar equipos de trabajo sin necesidad de una oficina como veremos a continuación.

Aprovéchate de la tecnología

La tecnología se ha convertido en un elemento clave para trabajar a distancia, y hay que aprovecharse de ella para conseguir ventaja. Existen un gran número de herramientas disponibles que proporcionan medios de comunicación entre los compañeros de equipo. Entre ellas se pueden encontrar mensajería instantánea, mensajes de correo electrónico, programas de chat, programas de chat de video, llamadas telefónicas etc… El buen funcionamiento de estas vías de comunicación es un elemento esencial para qué el trabajo en equipo tenga éxito, por lo que se debe elegir a los proveedores con mucho criterio. Es primordial que todos los componentes del equipo utilicen el mismo tipo de programas y definir cuándo y para qué se va utilizar cada medio.

Un ejemplo para definir cómo se van a utilizar los diferentes medios de comunicación de forma más lógica, serían probablemente utilizar el correo electrónico como vía para la delegación de tareas y los programas de mensajería instantánea o los chats utilizarlos para las conversaciones rápidas entre dos personas. Para las reuniones donde una persona va a exponer un tema y va a ser principalmente la que se encargue de explicar algo en concreto, se pueden utilizar la llamada de grupo, pero en cambio, si en las reuniones va a participar todo el equipo, es mejor realizar un chat de video, programas como el hangouts de Google permite a sus participantes poder compartir pantalla para mostrar la información de una forma más clara. Cada una de estas herramientas de comunicación tiene sus ventajas y desventajas, así que intenta sacar el mayor partido de sus ventajas para compensar sus desventajas en la medida de lo posible.

Establecer una metodología de trabajo

Esto puede resultar un elemento clave en la estrategia para gestionar equipos de trabajo sin oficina. La gran mayoría de los problemas de comunicación vienen derivados de una falta de entendimiento entre los miembros del equipo. Tiene que quedar claro cuáles van a ser las herramientas de comunicación que se van a utilizar y cuando se va a hacer.

Siguiendo esa misma línea, también resulta interesante crear dinámicas de trabajo que estén bien documentadas, estableciendo los tiempos para presentar el trabajo, a la persona que debe ser presentado y el tiempo que esa persona tiene para revisarlos. Dejar toda esta información detallada en un documento, al que todo el grupo pueda tener acceso, permitirá ante cualquier duda, hacer referencia a dicho documento para ser solucionada.

Tener reuniones cara a cara

Siempre y cuando la distancia que exista entre los miembros del equipo lo permita, es recomendable establecer al menos un día la semana para tener una reunión cara a cara. Las interacciones cara a cara tienen un gran poder de conexión, que la tecnología no puede reemplazarlo, al menos no con la que disponemos hoy en día. Si no se dispone de una oficina física para llevarlas a cabo, estas se pueden realizar en casa de alguien o incluso en la terraza de algún bar en el que se disponga de cierta tranquilidad.

Establecer un tiempo al día en el que todos los miembros del equipo se encuentren en línea

Una de las ventajas de poder trabajar de manera remota desde casa, es la flexibilidad de horario que esto permite. Pero esto, cuando se trabaja en equipo también puede resultar contraproducente, ya que por motivos personales o por pura productividad de cada individuo, su horario de trabajo puede ser diferente al resto del equipo. Se puede dar el caso de que hayan personas que prefieran trabajar de mañana, otras de tarde o incluso por la noche. Por ese motivo es necesario establecer al menos una hora al día durante la cual todos los miembros se encuentren en línea, para compartir opiniones o dudas que puedan surgir, y que no se produzca un desfase horario para las comunicaciones realizadas entre sí.

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