Creación de empresas de forma telemática

Creación de empresas de forma telemáticano de los objetivos de los Presupuestos Generales del Estado presentados por Solbes ante el Congreso es fomentar la competitividad de la pyme española mediante un sistema de ayudas para fomentar la innovación y la simplificación del marco legislativo. Dentro de este último punto el Ejecutivo pretende hacer la vida más fácil para todos los emprendedores mejorando y agilizando los trámites necesarios para la creación de una empresa. Desde marzo de 2007 se puso en marcha la posibilidad de crear una Sociedad de Responsabilidad Limitada de forma telemática, es decir, a través de Internet. La principal ventaja es la posibilidad de ahorrase pesados trámites y la rapidez con que se pone en marcha la empresa.

A priori el proceso resulta relativamente sencillo, por lo menos según lo expone Circe (el Centro de Información y Red de Creación de Empresas) en su página web. En este sentido, los empresarios “sólo tendrán que acceder presencialmente a un PAIT y al Notario que elijan para el otorgamiento de la escritura pública de la sociedad, evitando así desplazamientos para realizar el resto de los trámites y el uso de formularios en papel. El sistema CIRCE realizará la tramitación telemática ante los organismos competentes (Seguridad Social, Agencia Tributaria, Registro Mercantil, entre otros). Como resultado se reducen los formularios que debe cumplimentar el emprendedor de 15 a 1 (Documento Único Electrónico), y el número de visitas a oficinas de 8 a 2. Los tiempos de constitución se reducen así de manera drástica, siendo posible la constitución de la sociedad en un mínimo de 72 horas”. La página web también ofrece detallada información sobre los pasos a seguir para la constitución telemática de sociedades, así como una definición de los PAIT, cuáles están disponibles en la actualidad y la función de cada uno de ellos.

Según recoge el texto de los Presupuestos Generales del Estado, el Gobierno pretende ir más allá y agilizar “la creación de em-presas mediante procedimientos telemáticos, extendiendo el instrumento “Sociedad Limitada Nueva Empresa” a todas las sociedades limitadas, aportando servicios avanzados de asesoría a las empresas en sus primeros años a través de los PAIT”. Como todo, ahora habrá que ver si es cierto y consiguen llevarlo a buen puerto

Programa Ninguna empresa sin web (NEW)

En una época donde las nuevas formas de comunicación están tomando cada vez más relevancia en el mundo corporativo de las grandes empresas, es imprescindible que las pyme también comiencen a entrar de lleno en esta era digital. Estar presente en Internet no debe ser ya una opción sino casi una obligación. Evidentemente no siempre es fácil tener presencia en la red y para muchas empresas supone más un gasto añadido que una oportunidad de negocio.

Dentro del Plan Avanza, Red.es, organismo adscrito al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, ha lanzado recientemente el programa Ninguna Empresa sin Web (NEW) que pretende aumentar la presencia de las pyme españolas en Internet. Actualmente apenas el 43% de las pequeñas y medinas corporaciones nacionales tiene presencia en la web, un porcentaje que se encuentra muy por debajo de la media comunitaria. El objetivo es que en 2010 el 87% de estas empresas esté presente en la red, lo que ahora mismo se plantea como una utopía.

El programa NEW, que cuenta con un fondo de aproximadamente dos millones de euros sirve para costear parte o abaratar la creación de una página web. Al final, una pyme podrá estar presente en Internet con una página básica por apenas 65 € durante un plazo máximo de dos años (una vez superado este periodo podrá subir el coste, aunque la administración seguirá controlando que este aumento no sea desmesurado). El plazo de contratación en estas condiciones expira el próximo 31 de diciembre.

Además, se han creado una serie de cursos formativos para que los propios empresarios aprendan a crear y desarrollar sus propias páginas web, así como para que conozcan los secretos de hacer negocios en la Red.
La medida puede parecer escasa, sobre todo teniendo en cuenta que muchos pequeños y medianos empresarios siguen considerando Internet un medio hostil. Sin embargo, hay que considerarla como un buen punto de partida para iniciar a muchas pyme en la aventura de la Red.
Se puede encontrar más información en la página oficial de Red.es o en la del Programa NEW.

Marketing en Internet

El marketing es una de las herramientas de venta más útil y menos utilizada por las pyme. En general, cuanto más pequeña es la empresa más tiende a agudizar su ingenio y utilizar técnicas novedosas para promocionarse, pero también dispone de menos tiempo para investigar y desarrollar estas técnicas. Es indiscutible que Internet se ha convertido en uno de los medios de comunicación más pujantes y que mayores posibilidades ofrece para quienes disponen de menos recursos, esto es las pyme.

Acabo de leer un interesante post en Mujer y Empresaria sobre El e-marketing en la pyme que hace referencia y resume un artículo de Carlos Chaquea B. en The Slogan Magazine acerca de las 12 actividades clave para realizar una campaña de marketing online efectiva. Me ha parecido interesante porque establece una serie de pautas muy sencillas, algunas incluso de Perogrullo, pero que siempre conviene recordar y tener en cuenta.

Ventajas de las ferias virtuales

El aumento de los canales de comunicación ha multiplicado exponencialmente las fórmulas para llegar a clientes y socios. Y pese a todo, las ferias y congresos especializados siguen siendo uno de los principales medios para hacer negocios. La tradición que rodea a muchos de ellos los hace el mejor escaparate para lucir ‘palmito’ y, sin embargo, las pyme no acaban de acudir a los mismos. Evidentemente, el alto precio de acudir a determinados eventos frena a este tipo de empresas. De hecho, la inversión en un stand tradicional cuesta de media cerca de 3.000 euros, un coste considerable que hace necesario elegir con tino.

Las nuevas ferias virtuales surgen como una solución a este problema. Se trata de reproducir una feria pero todo a través de la Red, lo que reduce notablemente los costes a cerca de 90 euros ya que, en muchos casos, la creación del stand es gratuita y sólo hay que abonar los gastos de mantenimiento. Este este el caso de Redepyme, organizado por la escuela de negocios EOI, y soyempresaria.com, puesto en marcha por el Instituto de la Mujer, aunque también existen otras como Parque Ferial.

Evidentemente, la forma de trabajo en una feria virtual difiere del de las tradicionales. Entre otras cocas, porque en las ferias tradicionales el contacto con potenciales clientes es directo, mientras que en las virtuales, debido a los impedimentos tecnológicos, no. De esta forma, es necesario un mayor interés del cliente en la pyme. Incluso podría decirse que las nuevas ferias son más espacios publicitarios que verdaderos foros de encuentro entre usuarios y empresas.

Para hacer frente a estas deficiencias, algunas ferias virtuales, como es el caso de Redepyme, organizan eventos más tradicionales una vez al año en los que los expositores virtuales pueden ‘dar la cara’.

Hacienda se digitaliza para la pyme

El Gobierno se ha empeñado en impulsar como sea la sociedad de la información y no duda en utilizar para ello todas que están a su alcance. El último paso en esta carrera por informatizar a la pyme española y fomentar el uso de internet lo ha dado a través de la Agencia Tributaria, obligando a presentar telepáticamente el modelo 201 del impuesto de sociedades. La medida promete tener un gran calado, no en vano el 98 por ciento de las compañías nacionales y casi la totalidad de las pyme presenta su declaración anual del impuesto de sociedades a través de este modelo simplificado.

Aunque evidentemente a largo plazo la medida puede ayudar, o no, a que la pyme se familiarice con la Red, se trata una decisión que apenas ha tenido en cuenta la realidad tecnológica de las pequeñas y medianas empresas. Según el observatorio de Red.es, a finales de 2006 más del 92 por ciento de las empresas tenía conexión internet, aunque la realidad es que en muchos casos, esta ni siquiera era de banda ancha, lo que puede suponer un problema para operaciones como las de presentar la declaración por internet. Todo ello sin tener en cuenta los acuciantes problemas de seguridad informática que desde hace tiempo arrastran las pyme españolas.

Sin embargo, los tecnológicos no son los únicos problemas a los que se enfrenta esta nueva aventura digital que las pyme deben emprender obligadas por el Ejecutivo. Los asesores fiscales, una figura clave para muchas pequeñas empresas, ya han alzado la voz indicando sus dudas. Y es que con la legislación en la mano no queda clara la cuota de responsabilidad que recae sobre ellos. Con el nuevo método de presentación se hace imprescindible emplear la firma digital y si ellos redactan en papel a la manera clásica, el cliente no tiene más que firmarla. Sin embargo, si son los propios asesores quienes presentan el documento a través de la Red una vez lo han cumplimentado, es su propia rúbrica la que aparece, con la responsabilidad que esto podría conllevar.

En cualquier caso, y pese a que priori las nuevas obligaciones son un paso adelante en la modernización de la pyme española, literalmente miles de sociedades contribuyentes sufrirán un considerable trastorno que, en muchos casos, se traducirá en errores dentro de las declaraciones y en la mayoría de ellos, una enorme pérdida de tiempo.

Avanza Pyme: tecnología para la pyme

La pyme española se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologías se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoría de empresa cuenta con conexión a internet, pocas son las que le sacan todo el partido a la red y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Sirva como ejemplo que apenas el 12% de las pequeñas y medianas empresas hace uso de la factura electrónica.Para alentar a las pyme a sumergirse en el mundo de las nuevas tecnologías el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio creó en 2006 Plan Avanza. Se trata de un programa para fomentar el uso de las TIC y que, como no podía ser de otra forma, cuenta con una parte importante destinada a las pequeñas y medianas empresas: Avanza Pyme. El ministerio pretende así aumentar la productividad de los sectores más retrasados e incentivar  la I+D+i.Avanza Pyme se encuentra ya en su segundo plazo de inscripción, que comenzó el 21 de junio y finaliza el próximo 20 de julio.  Las ayudas de la administración alcanzan el 90% del gasto total  para las entidades sin ánimo de lucro y el 75% en el resto para sus proyectos de I+D+i. Esto agrupa conceptos como los gastos de personal técnico directamente asignado al proyecto y que tenga relación laboral con la empresa, así como las inversiones en equipos informáticos y otros productos TIC. Además, también cubre la subcontratación de los gastos tecnológicos derivados del proyecto.Avanza Pyme también ha fijado una serie de áreas prioritarias en las que centrará su ayuda. Se trata de las soluciones de negocio electrónico, es decir, llevar la empresa al terreno digital; la facturación electrónica, que además supone una serie de ahorros de coste en lo que a materiales  y tiempo se refiere; y seguridad informática.Los Préstamos TIC incluidos en el Plan Avanza recibieron 19.805 solicitudes de operación durante los primeros cinco meses del año. Esto ha derivado en ayudas por valor de 215,8 millones de euros con un préstamo medio de 10.899 euros.

Videoconferencia, una nueva fórmula de comunicación

Las pyme y las nuevas tecnologías han estado históricamente reñidas. En los últimos años se han producido grandes avances en este campo y según la entidad pública  empresarial red.es , más del 92% de las empresas tiene conexión a internet. Además, el creciente aumento del ancho de banda de las redes locales posibilita la mejora de las prestaciones en el ámbito de comunicación y convierte en realidad lo que hasta hace poco parecía ciencia ficción o, cuanto menos, una realidad lejana. La videoconferencia es uno de los mejores ejemplos. Hace apenas un lustro tan sólo las grandes corporaciones podían acceder a ellas, ahora están al alcance de todos.Por poco menos de 3.000 euros ya es posible contar con un aparato para videoconferenciar tanto con socios, como con distribuidores y, como no, con otras oficinas de la empresa. En cualquier caso la pregunta es: ¿se trata de un gasto extravagante o de una inversión?. Todo depende del uso que se le vaya a dar y de las particularidades de cada empresa.Las ventajas más evidentes tienen que ver con el ahorro de costes en apartados como, por ejemplo, el de viajes. Una compañía con sedes en diferentes partes del país, ahorraría buena parte de su factura de viajes con este sistema. Las dos partes podrían verse como si estuviesen en la misma sala sin que se perdiese calidad en la comunicación. Esto también afecta al trato con los distribuidores, ya que se puede ver el catálogo por la pantalla sin necesidad de desplazamientos. En apenas tres meses se puede recuperar la inversión, es decir, unos pocos ‘puentes aéreos’ Madrid-Barcelona.Pero más al margen de los usos obvios, contar con este sistema siempre sirve para ofrecer una imagen de modernidad. Esto sirve de ayuda para encontrar nuevos clientes y también puede utilizarse como un arma para negociar con los proveedores (se limitan las visitas y por lo tanto los gastos de ambas partes, por lo que se puede pedir una rebaja en los precios). Por otra parte, maximiza la presencia de la pyme, siempre disponible ‘cara a cara’ para resolver cualquier problema (puede ver lo que ocurre en lugar de leerlo o escucharlo y tenerse que hacer una idea). En definitiva, una nueva forma de comunicación.

Renting tecnológico

El renting consiste en el alquiler a largo plazo cualquier tipo de producto o servicio. Se trata de un sistema bastante extendido entre las pyme y los autónomos a la hora de hacerse con vehículos. No en vano, según la Asociación Española de Renting de Vehículos las pequeñas y medianas empresas suponen el 28% del total del sector, que alquiló más de 500.000 unidades. Sin embargo, hay otros servicios donde la opción del renting no es tan habitual, como el tecnológico.La informática se ha convertido por derecho propio en un elemento imprescindible para cualquier actividad empresarial, pero no siempre son una parte elemental del negocio o ayudan efectivamente a que mejore su marcha. El renting tecnológico consiste no sólo en el alquiler de equipos informáticos como PCs o impresoras, sino de cualquier aparato con un ordenador dentro. Al igual que en el resto de servicios de renting, la empresa puede convertir en gasto a efectos contables de las inversiones que no servirán para mejorar su actividad principal ni a aumentar dramáticamente su producción, por ejemplo.Pese a la reciente caída de precios, la adquisición de equipos informáticos sigue suponiendo una inversión más que respetable, sobre todo teniendo en cuenta su corta vida útil y lo poco que tardan en quedar obsoletos. Además, se trata de un campo en el que el empresario o autónomo no suele ser un experto y muchas veces no conoce sus necesidades reales. Al alquilar los equipos también se puede recibir asesoramiento en cuanto al plazo de alquiler, la modalidad en concreto o los propios equipos. De esta forma, la empresa puede ahorrarse hasta el 20% de su factura tecnológica.Como ocurre con otros servicios similares, el alquiler tecnológico es la fórmula más segura para renovar periódicamente los equipos y evitar así los riesgos de cualquier rotura o mal funcionamiento. En este sentido, cabe recordar que, una vez finalizado el periodo de arrendamiento es recomendable devolver los equipos para hacerse con otros más modernos. En cuanto a la duración de los contratos, varía dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa, pero la media está en 36 meses para ordenadores y 48 para impresores (su vida útil se cifra en cualquier caso en los cuatro años).