Las obligaciones fiscales se basan en factores que incluyen el tipo y el tamaño de la empresa, así como los lugares en que ejecutan sus operaciones. El uso de los servicios fiscales debe velar para  que los dueños de pequeños negocios, consultores y asesores fiscales estén familiarizados con todas las cuestiones fiscales en los distintos niveles empresariales.

Registros financieros requeridos

Dos conjuntos de registros financieros pueden ser requeridos para realizar un seguimiento de su empresa. Se debe estipular una declaración de pérdidas y ganancias y el balance general que mantiene la empresa. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, usted también puede necesitar los estados de flujo de caja y el cambio en las declaraciones de capital, que son documentos que muestran cómo su negocio está cambiando.

Con el registro detallado requerido y la gestión de las tareas diarias de funcionamiento de un negocio, los propietarios pueden utilizar la asistencia proporcionada por los pequeños servicios a las empresas fiscales.

Se debe prestar atención especial a las pequeñas empresas que emplean contratistas independientes, ya que las obligaciones fiscales de los empleados también deben ser cumplidas. Las empresas deben tener cuidado al contratar contratistas independientes y no deben ser considerados sustitutos para los empleados regulares. Todos los empleados deben ser clasificados correctamente para evitar problemas con la responsabilidad legal o fiscal.

Los impuestos de su negocio varían según la calificación jurídica de la empresa. Los consultores, propietarios únicos, contratistas y sociedades de responsabilidad limitada tienen compromisos únicos con los impuestos. Los propietarios de negocios con la ayuda del servicio fiscal deben tener una comprensión de sus obligaciones fiscales antes de tiempo. Los propietarios únicos tienen una sola declaración de impuestos, las asociaciones tienen dos o más propietarios, y los socios pueden deducir las pérdidas contra otros ingresos personales. Las corporaciones tienen las entidades artificiales y muchas estrategias de reducción de impuestos.

La forma en que se define su negocio le ayudará a entender por que los impuestos son necesarios.

Hay muchas deducciones que se encuentran disponibles para las pequeñas empresas. Estas deducciones pueden incluir mobiliario de oficina en el hogar, entretenimiento, comidas, viajes, regalos de empresa y los automóviles de la compañía. Las deducciones son únicas para cada negocio y lo mejor es consultar con los servicios de pequeños negocios de impuestos antes de comprometerse. El conocimiento del ámbito de su negocio le ayudará a gestionarlo mejor y con esto podrá adquirir mayores ganancias.

Conocer los impuestos vamos a pagar y las deducciones que podemos practicar en el Impuesto de Sociedades son elementos esenciales para cualquier empresa. Conscientes de ello, muchos empresarios optan por delegar estos temas e una asesoría fiscal para que se encargue de las cuestiones y trámites fiscales. Se trata de una buena solución que tampoco nos eximirá de tener que tener que que conocer como funcionan los aspectos fiscales de la empresa.

Al igual que trabajadores autónomos y empleados por cuenta ajena, así como cualquier persona física debe  tributar en el IRPF, las empresas rinden cuentas con Hacienda a través del Impuesto sobre Sociedades. A diferencia de la declaración de la renta, este tributo no es progresivo, aunque sí existen diferentes tipos en el Impuesto de Sociedades en función de los ingresos y el tipo de sociedad del que se trate. Así, las pyme tributarán a un tipo más bajo que el resto de las empresas de mayor tamaño para permitirles crecer mediante la reinversión de los beneficios en la propia empresa.

Ante las complicaciones de la mayoría de cuestiones relacionadas con la fiscalidad muchas empresas optan por buscar la ayuda de expertos que les asesoren con sus cuentas y que se encarguen de presentar el Impuesto sobre Sociedades. Como ya hemos apuntado desde aquí en varias ocasiones, extrernalizar servicios que se escapan del core de la empresa casi siempre es una buena idea y este caso no es una excepción. Sin embargo, en lo relativo al pago de impuestos y la contabilidad de la compañía esto no debe eximir al empresario de formarse y de conocer, aunque sólo sea por encima, el funcionamiento de este impuesto y del resto de cuestiones fiscales relacionadas con la empresa.

Además, ante cualquier duda siempre viene bien tener a mano un buen manual sobre fiscalidad empresarial. En esta ocasión os presentamos uno de los más completos. Se trata del manual elaborado por AFI al que se puede acceder en este enlace pero que os dejamos también a continuación:

Quienes prefieran la versión oficial también pueden acceder al Manual del Impuesto sobre Sociedades que todos los años elabora la Agencia Tributaria y que puede descargarse en este enlace.

Ambos documentos son un buen punto de referencia para solventar dudas y aclarar algunas cuestiones fiscales, aunque como bien sabemos en otras dependerá de la interpretación concreta que Hacienda haga.

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Una de las primeras cosas que debe aprender un trabajador por cuenta ajena al hacerse autónomo es cuáles son los gastos deducibles en la declaración trimestral de IVA y en IRPF. De ellos dependerá la cuantía de su factura fiscal y, lo que es más importante, evitar posteriores problemas con Hacienda en caso de una inspección fiscal.

¿Cuáles son los gastos deducibles del autónomo? Esta es una de las primeras preguntas que se hacen quienes acaban de aterrizar en el mundo del trabajo por cuenta propia y deben afrontar, por ejemplo, la primera declaración trimestral de IVA o la primera declaración de IRPF tras haberse dado de alta en el RETA.

Como norma general, los gastos deducibles del autónomo deben limitarse a los necesarios para el desarrollo de la actividad económica. El problema de esta definición es que resulta demasiado extensa y puede ser objeto de interpretación como por ejemplo ocurre con el tratamiento fiscal del vehículo del autónomo. ¿Puedo incluirlo si también es el coche de la familia? ¿Existen límites al gasto? En este caso concreto la norma dicta que el vehículo debe estar 100% afecto a la actividad económica para poder deducir el IVA.

En cualquier caso, parece claro que conviene acotar algo más los gastos deducibles del autónomo, que siempre deberán estar convenientemente justificados (la factura es el mejor comprobante) y registrados en el libro de gastos. Para quienes tributen en el sistema de estimación directa estas serían las principales partidas de gastos:

• Consumos de explotación: incluyen los gastos que se realicen para la obtención de ingresos o de bienes integrantes del activo circulante y que no firman parte del mismo en el último día del periodo impositivo. Traducido a lenguaje coloquial, se trata de compras de materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables o material de oficina. Debemos tener en cuenta que sólo se contabilizarán las existencias consumidas durante el periodo.
• Gastos de personal: incluye el pago a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones. También se debe incluir el pago de las cotizaciones a la seguridad social por la contratación de empleados y la del propio empresario autónomo. Las aportaciones a mutualidades de previsión social sólo se podrán deducir quienes no estén integrados en el RETA y que tengan la posibilidad de cotizar a una mutua. En este punto y en el apartado de otros gastos de personal, se podrán incluir los gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
• Servicios exteriores: en este punto conviene diferenciar las diferentes partidas al ser varias.
  • Gastos de I+D encargados a terceros.
  • Arrendamiento y cánones tales como alquileres afectos a la actividad.
  • Contratos de Leasing o arrendamiento financiero que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
  • Servicios de profesionales independientes como economistas, abogados o notarios.
  • Transportes
  • Servicios bancarios y similares
  • Publicidad propaganda y relaciones públicas
  • Sunimistros
  • Gastos de reparación y conservación del material afecto, lo que no incluye los bienes que supongan una ampliación o mejora, que serán amortizados a lo largo de los años.
  • Primas de seguro y pólizas en general
  • Tributos fiscalmente deducibles, entre los que se incluyen el IBI o el IAE, así como  los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente, siempre que incidan sobre los rendimientos computados, no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.
• Gastos financieros: incluyen los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuentos de efectos, intereses de demora por aplazar deudas con Hacienda y cualquier gastos financiero derivado del uso de fuentes de financiación ajenas.
• Amortizaciones: es el importe del deterioro o depreciación de las inversiones realizadas como el inmobilizado material. El Impuesto de Sociedades es el que determina como debe hacerse el cálculo de este deterioro.
• Provisiones para riesgos y gastos
• Gastos Extraordinarios
• Incentivos fiscales al mecenazgo

Estos son los gastos deducibles para los autónomos, un elemento que deberemos tener siempre en mente a la hora de cuadrar las cuentas de la empresa y calcular el IVA.

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Sabemos que en toda empresa existe siempre un Plan de contabilidad, o mejor denominado Plan General de Contabilidad (PGC) que es el texto legal que regula la contabilidad de las empresas en España. El mismo fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre, para adaptarse a la normativa contable europea y elaborar un texto contable flexible y abierto. 

Dicho Plan ademas de ser obligatorio, ya que existe una obligacion de auditoria de cuentas,  ayuda a un mejor control y ahorro de tiempo a la hora de presentar la informacion, como llevar el Plan Contable en la pyme no siempre es tareas sencilla, hay que conocer su composicion y como esta formado.

Una de las cuentas que forman este Plan es la Cuenta de Resultados, interesante para que los empresarios puedan saber cual es el margen que obtienen realmente y cuál es el punto de equilibrio de su negocio.

Donde ganaron, donde perdieron, cuales fueron sus beneficios, donde estan las perdidas y en que clientes y productos pierden mas dinero.

Otro de los objetivos de la cuenta de resultados es conocer las causas que provocan el beneficio o la pérdida en el año, para ello deben separarse los resultados se separan los diferentes ingresos y gastos, se distinguen:

• Resultado de explotación: esta formado por los ingresos(+) de explotación y los gastos(-) de explotación, que forman parte de la propia actividad de la empresa. Por ejemplo, el gasto del personal entraría dentro de este resultado.
• Resultado financiero: se originan los ingresos financieros y los gastos financieros de las inversiones financieras realizadas por la empresa, tanto por parte de los ingresos como de los gastos. Un ejemplo sería el préstamo que una empresa recibe.

Para ver mas ejemplo y tener mas informacion puedes hacer click aqui

Ignacio Pomar, Director General de DATISA, nos ofrece su visión sobre la necesidad de automatizar la gestión del riesgo en la empresa.

Hoy, por desgracia, vivimos en un mercado en el que los impagos son cada vez más habituales y en el que la importancia de gestionar el riesgo crece día a día.

El control del riesgo forma parte integral de las tareas administrativas en muchas grandes compañías y también en aquellos negocios de menor tamaño que, por su actividad, corren un alto riesgo de impago. Otro importante grupo de empresas, en el que de nuevo abundan las PYMEs, sin embargo, menosprecia la importancia de este control e improvisa, controlando el riesgo de sus clientes “a ojo de buen cubero”, lo que, en muchas ocasiones, hace peligrar su liquidez, su rentabilidad e incluso su continuidad.

El que los índices de morosidad hayan alcanzado el 5,5% en 2010 según datos de FEDEA (la Fundación de Estudios de Economía Aplicada), es dato suficiente para que cualquier empresa que no cobra al contado, se preocupe por los impagos. Mayor peligro corren, como no, aquellas compañías con una masa crítica de clientes, que ofrecen bienes y servicios a cobro diferido o que fabrican a medida.

El establecimiento de un proceso adecuado para la gestión del riesgo debe empezar con la fijación de un límite de riesgo para cada cliente, en base a su histórico de compras, de su solvencia, volumen de pedidos y un largo etc. de factores. La compañía puede realizar este cálculo internamente o con la ayuda de una aseguradora, para abordar a continuación la definición de los parámetros concretos que nos asegurarán conocer el riesgo de cada cliente y su evolución.

En la definición de parámetros existen múltiples alternativas, pues no hay dos compañías iguales. Así, el riesgo de clientes se puede controlar desde la contabilidad (a través de los saldos de deudor), desde la tesorería (tomando en cuenta todos los documentos pendientes de emitir), desde comercial o gestión (impidiendo el envío de presupuestos o la generación de albaranes para clientes, cuyo riesgo sobrepasa el límite) o la combinación de varias de estas herramientas de control.

Sean cuales sean los parámetros seleccionados, una cosa está clara y es que, para contar con un control del riesgo fluido y fiable, una compañía de cierto tamaño necesita apoyarse sin duda en un buen programa de gestión.

Buscando la ventaja para el negocio

El control del riesgo es un proceso complejo, que implica la necesidad de consultar continuamente información de diferentes fuentes y de realizar los cálculos correspondientes. El mismo supone una importante sobrecarga administrativa, si estas tareas se realizan de forma manual, sin plantear siquiera el riesgo existente de error. La automatización de este proceso, por otro lado, se puede abordar de forma fácil y cómoda a través de diferentes herramientas informáticas, que además de sus funcionalidades concretas, han sido diseñadas para poder adaptarse a la cultura de cada organización.

Entre las principales ventajas de estos aplicativos informáticos destaca su capacidad para consultar distintas fuentes de información (datos del área financiera, comercial, de fabricación o de almacén, etc.) para ofrecer un cálculo del riesgo por cliente automático y en cuestión de segundos. A ello, se suman sus capacidades para la implantación de alertas o para el bloqueo de procesos, cuando el sistema detecta que con una determinada operación el riesgo se habrá sobrepasado.

Pero el riesgo de clientes no es el único, que facilitan los programas de gestión. En función de sus capacidades y configuración, dichos programas también pueden ayudar a controlar el riesgo propio con los proveedores, facilitando las decisiones de compra, o el riesgo con entidades financieras, donde el programa crea una alerta al generar la remesa correspondiente, para evitar que la empresa supere su póliza de crédito con cada entidad.

De nuevo, observamos una pequeña “innovación” en el ámbito de la gestión, capaz de apoyar a las empresas en cuestiones tan sensibles como son el peligro de impagos, el peligro de desabastecimiento o la falta de liquidez.

La propia existencia de estas herrmientas no implica adoptar la “informatización por la informatización”, ya que cualquier inversión en nuevas tecnologías debería estar precedida por un detallado análisis de rentabilidad. En algunos casos, el mismo mostrará que, por su tamaño o características de clientes, la compañía no necesita abordar la automatización. En otros muchos, sin embargo, y como hemos podido constatar en la realidad, con un análisis de rentabilidades bien ejecutado, las ventajas de las herramientas informáticas para el Control del Riesgo han resultado ser más que evidentes.

Artículo de Ignacio Pomar, director general de Datisa. Puedes seguirlo en el blog de Datisa.

¿Es necesario un plan financiero en la empresa?. La respuesta más evidente es que sí y seguramente esta será la contestación del 99% de los empresarios, independientemente del tamaño o sector de su compañía.

En el Congreso Nacional de Finanzzas de interbannetwork José Merlo, director financiero de Seur, nos ofrece una respuesta más meditada y completa. En una interesanteponencia explica que es necesario planificar porque como empresa “queremos decidir hoy lo que haremos mañana en nuestra compañía, eliminando el mayor grado de incertidumbre y ganando eficacia en la gestión”

Pero como Merlo es consciente de lo tedioso y aburrido que puede resultar la planificación, no es necesario ya llevar acabo “aquellas planificaciones mayestáticas a 15 años que quedan muy bien pero qu eno tienen demasiado sentido”. Hoy en día la planificación está mucho más enfocadas a crear presupuestos útiles para la empresa y dinámicos.

En este sentido, debemos tener muy claras estas 3 o cuatro ideas:

• Nuestros colegas se implican poco en cuestiones presupuestarias. Todos los que están fuera ven la cuestión presupuestaria como un engorro.
• El entorno macroeconómico cambiante. Siempre lo ha sido, ahora mucho más
• Hoy nos fijamos mucho en el corto plazo

Adicionalmente, es necesario contar con una pautas para elaborar un prespuesto y una planificación que sea realmente útil para la empresa y tenga sentido en el entorno que esta se mueve.

Estas pautas se resumen en los siguientes pasos:

1. Obtener de la dirección de la compañía unos objetivos claros y recursos necesarios para la puesta en marcha del proceso. Ej, el objetivo es crecer, internacionalizar, reducir costes?
2. Integrar todas las áreas de la empresa en el proceso
3. Crear prioridad a la mentalidad financiera sobre la contable
4. Adoptar criterios flexibles, fáciles de modificar sobre la marcha en funión de la evolución de la realidad.

Con el presupuesto en mano hay que ponerlo en valor, controlando las desviaciones y aplicando técnicas de vertificación. Y es que puede haber sorpresas positivas y negativas como haber proyectado una ventas que no se están cumpliendo en número o con un margen de beneficios sobre producto que no estamos alcanzando o, por el contrario, que estamos superando. Esto es lo que después debe permitirnos “dar un golpe de timón”, como explica Merlo. Sólo poniendo en valor el presupuesto, este cobrará sentido. De otras forma nos encontraremos con otra herramienta más que en lugar de ayudar servirá para lo contrario.

Así, una vez definidos los presupuestos, concretados y puestos en actuación “debemos ser muy militaristas y no dejar de hacer aquello que hemos de hacer por muy difícil que sea”. Este proceso implica:

• Revisiones periódicas
• Analizar desviaciones
• Tomar medidas correctoras

Y sobre todo recordar, no importa el tamaño de la empresa, siempre será necesario planificar para por lo menos saber donde nos dirigimos, también desde el punto de vista financiero.

Los costos de tener una administración prolija, ordenada y fiable son altos, pero sin duda son una parte importante del éxito de toda empresa. A medida que la empresa crece debe afrontar nuevas obligaciones en materia de cumplimiento de normas.
En esta oportunidad queremos referirnos a la obligación existente para muchas empresas de tener cuentas auditadas, ya que como se sabe, contratar a un experto auditor puede resultar costoso.

Hace dos meses, se publicó la nueva Ley de Auditoría de Cuentas Ley 12/2010, de 30 de junio, en cumplimiento de la Directiva 2006/43/CE, que delimita el alcance y finalidad de la actividad de control de cuentas, así como las normas reguladoras de la profesión y la responsabilidad e independencia del auditor. Esta ley no efectuó cambios sobre quienes son los obligados a auditar cuentas, aunque no es la que define la totalidad del universo aplicable. En ella se define en qué consiste la auditoría de cuentas y el marco regulatoria de los auditores, sus responsabilidades y las formalidades a cumplir.

Es necesario resaltar que la auditoría de cuentas logra mejorar la gestión de la empresa, conectar todas las áreas de negocio, detectar los riesgos y problemas antes de que surjan y proporcionar confianza en la información relativa a la misma. Pero no todas las empresas están obligadas a contar con sus cuentas auditadas, y las que no lo están pueden hacerlo voluntariamente.

No existe una única norma que define quienas están obligadas y quienes no, ya que tanto el Código de Comercio, como la Ley de Sociedades Anónimas, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitadas o la de Auditoría de Cuentas, según su ámbito de aplicación exigen el cumplimiento de las normas de Auditoría de Cuentas.

Repasemos entonces quienes son las obligadas:

- Las que no puedan presentar balance abreviado, es decir, las sociedades en las que durante dos ejercicios consecutivos se produzcan, como mínimo, dos de las circunstancias siguientes (valores igentes a partir del 01-01-2008):

• Que el total de las partidas de activo supere 2.850.000 €
• Que el importe limpio de la cifra anual de negocios supere 5.700.000 €
• Que la media de trabajadores durante el ejercicio sea superior a 50

El primer año de actividad es suficiente con que cumplan las condiciones al final de ejercicio

- Las que coticen sus títulos en cualquiera de las Bolsas Oficiales de Comercio

- Las que emitan obligaciones en oferta pública.

- Las que se dediquen de manera habitual a la intermediación financiera.

- Las que se dediquen a cualquier actividad sujeta a la L 33/1984 de Ordenación del Seguro Privado.

- Las que perciban subvenciones o ayudas con cargo a los presupuestos de las Administraciones públicas o a fondos de la Unión Europea, por un importe total acumulado superior a 600.000 euros.

- Las que realicen obras, gestión de servicios públicos, suministros, consultoría y asistencia y servicios a las Administraciones públicas, por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, y éste represente más del 50% del importe neto de su cifra anual de negocios.

- Las cooperativas, salvo cuando cumplan al menos dos de las circunstancias que la LSA art.181.1 exige para la presentación de balance abreviado. No obstante, están en todo caso obligadas a auditoría cuando lo exijan sus estatutos, cuando se acuerde así en asamblea general y cuando lo soliciten el 5% de los socios.

- Cuando lo soliciten los socios que represente al menos el 5% del capital social, de aquellas sociedades que no están sometidas a auditoría. Esta solicitud debe efectuarse al registrador mercantil de la localidad donde esté domiciliada la sociedad, y antes de que transcurran 3 meses desde el cierre del ejercicio.

- Cuando por mandato judicial instado por quien acredite un interés legítimo, incluso en vía de jurisdicción voluntaria

- Cuando deban presentarse cuentas consolidadas

- Las sociedades de garantía recíproca.
- Cuando se trate de sucursal de entidad de crédito extranjera que no esté obligada a presentar cuentas anuales en España.

- Las entidades de previsión social.

- Las instituciones de inversión colectiva.

- Las sociedades y fondos de inversión inmobiliaria y los fondos de titulización hipotecaria.

- Las sociedades anónimas deportivas.

- Las entidades eléctricas (L 54/1997 art.20.4), excepto aquellas cuya producción, distribución o comercialización de energía eléctrica no haya superado el año anterior los 45 millones de Kwh.

- Las fundaciones en las que, a fecha de cierre del ejercicio, concurran al menos dos de las circunstancias siguientes:
- Activo superior a 2.400.000 euros ó,
- Importe neto de su volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil superior a 2.400.000 euros. ó,
- Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a 50.

- En las sociedades en concurso, según la Ley Concursal en vigor el 1-9-2004, subsistirá la obligación de formular y auditar las cuentas anuales, si bien se exime a la sociedad concursada de realizar la auditoría de las primeras cuentas anuales que se preparen mientras esté en funciones la administración concursal, salvo que sea una sociedad que cotice en bolsa o se someta a supervisión pública.

Como vemos más allá de las obligadas por su actividad específica, es el nivel de ingresos, el activo y la cantidad de trabajadores de los dos últimos años lo que delimita la obligatoriedad o no. Por lo tanto es importante estando a fines de ejercicio prestar atención a estos parámetros, porque tal vez nos encontremos con la impensada obligación de tener que comenzar a cumplir con la auditoría de cuentas, viéndonos obligados a encarar la búsqueda de un auditor, tarea que no es sencilla.

Imagen: google